"Perdiendo tiempo con la compra de un software"

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¿Quién?

Elena Krutova, una distinguida Directora de Recursos Humanos con más de 18 años de experiencia en empresas de todo el mundo, incluyendo Kaspersky Lab, IBM, Inchcape, Bureau Veritas y Exness, nos comparte su experiencia.

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Definiendo el fracaso

FuN: ¿Cuál es tu definición personal de fracaso?

Elena: El fracaso es cuando uno se rinde ante un problema y lo deja pasar sin aprender una lección sobre cómo hacerlo mejor la próxima vez. El fracaso es nuestra terquedad en admitir nuestras propias imperfecciones y aceptar que todos aprendemos a través de los errores. El fracaso no es un error o algo que manejamos de forma equivocada; al contrario, el fracaso es nuestra debilidad para no intentarlo una y otra vez hasta conseguir mejores resultados. El fracaso no es caerse, ¡el fracaso es negarse a levantarse!

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El verdadero F*up 💩

Elena: Uno de los últimos fracasos más dolorosos fue cuando seleccionamos el software de aprendizaje y desarrollo equivocado para una empresa de más de 1500 personas, y muchos meses después nos dimos cuenta de que el proyecto no iba bien.

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Las funciones que esperábamos no funcionaban correctamente, y el proveedor no era de mucha ayuda. Fue muy doloroso admitir que nos equivocamos al elegir la empresa equivocada, y cuanto más metidos estábamos en el proyecto, más difícil era pararlo.

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FuN: ¿Cuáles fueron las decisiones clave que llevaron al fracaso?

Elena: Todo project manager experimentado sabe que no se puede obtener el mejor producto y de mayor calidad al mínimo precio. Este fue nuestro error crucial: esperar el mejor producto al precio más bajo, todo a la vez. Así que cuando estábamos en el proceso de adquisición de la plataforma de aprendizaje en línea, nos enfocamos demasiado en el precio, ignorando los riesgos potenciales asociados con el producto. Que por cierto, no fue correctamente probado.

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Sobre los objetivos a corto plazo‍

‍Elena: La empresa estaba yendo muy bien en términos financieros; sin embargo, siempre había presión para reducir costos. Nuestro objetivo era encontrar la solución que superara a otras opciones en términos de precio. Cuando atraviesas procedimientos complejos de adquisición, siempre quieres mostrar un sentido de economía y ahorro. En algunos casos, más tarde puedes enfrentar que al ahorrar ahora, pagas mucho más en el futuro. Y este fue nuestro caso.

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FuN: ¿Podrías identificar algunas señales de advertencia que hayan pasado por alto?

Elena: La primera fue cuando firmamos el contrato y pagamos la factura principal. El interés por parte del proveedor cambió inmediatamente, y entonces lo supe… el proyecto estaba en problemas. Luego, a medida que nuestras solicitudes se volvían más y más complicadas, nos dimos cuenta de que nuestras necesidades no se estaban cumpliendo como deberían. Por último, me di cuenta de que necesitábamos reconsiderar toda la estrategia cuando ya era demasiado tarde.

En nuestro caso, todas estas señales de advertencia estaban presentes, pero éramos demasiado optimistas, o incluso ingenuos, pensando que podríamos manejarlo todo.

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FuN: ¿Cómo te ayudó este fracaso en tu crecimiento personal y profesional?

Elena: Con cada fracaso aprendo a entenderme y gestionarme mejor a mí misma.

Me di cuenta de que mi enfoque en obtener resultados rápidos podía causar estrés adicional a mi equipo. Entonces, en lugar de abordar los problemas abiertamente, podían ocultarlos por temor a decepcionarme. Así que ahora doy más espacio a los miembros de mi equipo para analizar cómo van los proyectos. De esa manera, pueden detectar por sí mismos las primeras señales de advertencia y ser capaces de abordarlas a tiempo.

Dar un espacio seguro para que los miembros del equipo se expresen es lo mejor que cualquier gerente puede hacer, y he aprendido eso a través de mis fracasos.

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Compartiendo el fracaso

FuN: ¿Compartiste las lecciones internamente? ¿Cuál fue la reacción de las personas involucradas?‍

Elena: Varias partes estuvieron involucradas en nuestro proyecto, así que todas ellas vieron que algo no iba bien. Cuando finalmente detuvimos y cancelamos el proyecto, también hubo un sentimiento de alivio en la organización, al dejar de desperdiciar nuestros recursos en algo que no estaba funcionando.

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También tuvimos sesiones internas de "lecciones aprendidas" y "post mortem" para asegurarnos de que todos comprendiéramos las razones por las cuales ocurrió, y para hacer todo lo posible por evitar situaciones similares en el futuro.

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En conclusión…

• Identificar si hay sesgos en nuestras decisiones, buscando opiniones ajenas al tema.
• Cuando analizamos la viabilidad de un proyecto tenemos que quitar los costos iniciales y la inversión emocional, en resumen quitar el optimismo y enfocarnos en los objetivos esperados.
• Pocas veces el equipo levantará la mano proactivamente ante riesgos inminentes (nadie quiere ser el aguafiestas), hay que asegurarnos que contamos con espacios para que hablemos de las cosas difíciles.

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